Autour d’une table ou en visio : quel avenir pour la réunion ?
Physique, distancielle ou hybride, la réunion est en pleine transformation.
À mesure que nous retournons tous progressivement au bureau, la vie « normale » dans les openspaces reprend sa place. Pourtant, un endroit majeur reste profondément changé par les derniers évènements : la salle de réunion. Ce moment d’échanges entre collaborateurs a subi une transition relativement forte, créant ainsi de nouvelles habitudes qui s’ancrent et qui ne semblent pas s’effacer avec le temps.
Entre présence des uns et distance des autres, comment va évoluer notre rapport à la réunion ?
De nouvelles normes de travail
Longtemps incités à privilégier le télétravail, de nombreux français ont repris le chemin du bureau – que ce soit à temps partiel, complet ou en décalé.
Bien que ce retour redevienne la norme en entreprises, ces dernières font le maximum pour préserver leurs collaborateurs en appliquant des mesures sanitaires dans leur locaux, et en particulier dans les salles de réunions.
Au-delà des mesures en « physique », c’est également une organisation qui est à revoir, surtout quand certains collaborateurs travaillent à distance quand d’autres sont au bureau. L’utilisation d’outils digitaux reste de donc de rigueur, jusqu’à devenir de véritables outils quotidiens pour les entreprises.
Les réunions virtuelles en plein boom
La Covid a totalement pris de cours bon nombre de managers et employés. Il a fallu s’adapter vite tout en assurant une continuité dans les activités.
Les applications de visioconférence, outils de réunion 2.0 et plutôt anecdotiques par le passé, sont devenus en quelques semaines voire jour, extrêmement populaires, devenant même incontournables.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes pour ces plateformes, notamment pour les géants du secteur : 145 millions d’utilisateurs pour Teams, quand à Zoom, la société à vue son CA augmenter de plus de 350% en seulement 1 an.
Faire plus court et plus efficace
Les mesures de distanciation sociales nous conduisent à nous réunir en nombre plus restreint ces derniers mois : c’est également l’occasion de miser sur des formats de réunion plus performants.
Plus rapides, plus efficaces et plus participatives, les équipes ont vu leur cohésion mise à l’épreuve à de nombreuses reprises.
De nombreux collaborateurs se sont rapprochés part ces réunions virtuelles, car plus récurrentes mais beaucoup plus courtes et productives.
Cependant, attention au phénomène de « Zoom fatigue » (qui finalement s’applique à toutes les plateformes de visioconférence). Une étude de National Geographic rapporte que de nombreuses personnes en sont victimes, car le cerveau aurait du mal à suivre une forte intensité d’interactions digitales. Il est donc important d’en modérer la consommation quotidienne.
Enfin, au-delà même de la situation épidémique, le recours à la visioconférence va continuer, même pour les équipes réunies dans les mêmes bureaux. Les ateliers de co-construction ont vocation à se faire à distance, et les réunions hebdomadaires vont continuer à s’organiser avec une dispersion des collaborateurs. S’il y a un bien un avantage à retirer de cette situation, c’est que la productivité des salariés a été favorisée avec le télétravail et notamment grâce à l’optimisation des réunions.
Chez Myflexoffice, nous accompagnons nos clients dans cette transition vers des espaces plus adaptés, et qui permettent de favoriser à la fois les interactions lors des rassemblements au bureau, mais surtout lors des réunions dématérialisées. Pour découvrir tous nos espaces disponibles, et trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins, c’est par ici !