Flex Office

Flex Office à Paris

Le Flex Office c'est ce nouveau type de bureau qui allie modernité, efficacité, design et innovation

Flex Office – Guide 2018 – Définition, avis, location de bureau flexibles. Le Flex Office vous en avez déjà entendu parler ? Ce sont ces nouveaux bureaux qui allient modernité, design, et flexibilité de l’espace : Nous allons vous aider à trouver le votre!

Flex Office – Guide 2018 – Définition, avis, location de bureau flexibles

Le Flex Office vous en avez déjà entendu parler ? Ce sont ces nouveaux bureaux qui allient modernité, design, et flexibilité de l’espace : Nous allons vous aider à trouver le votre!Des espaces confortables pensés pour les entreprises qui souhaitent dynamiser leurs équipes et les organisations internes. Est-ce qu'il en existe à Paris ? Est-ce que cela pourrait convenir à votre entreprise ?  sous quelle forme ? On vous en dit plus dans la suite de l'article.

Flex Office définition

Qu'est ce que le Flex Office?

Les entreprises du 21ème siècle se sont rendu compte que, chaque jour, une grande partie de l'espace était inoccupée, dans certains cas, jusqu'à plus de 50%. En effet, les employés font des business trips, prennent des vacances ou travaillent parfois à domicile (cette tendance est en augmentation). Le développement du télé-travail et des technologies de communication transforment les manières de travailler en profondeur. Le bureau devient accessoire, ce qui compte c’est le confort et l’environnement du salarié, qui se veut de plus en plus « friendly » . L'idée du flex office ou Flexispace permet à une entreprise de disposer d'un espace de travail mieux optimisé. L'idée est que l'espace appartient à tout le monde et que la configuration du 1 bureau = 1 employé n'existe plus.

Les nouveaux espaces de travail pour une meilleure organisation

Concrètement, Le Flex Office comment cela marche ?

Bureau à louer PARIS 75010 - La Fabrique des petites Écuries - Espace détente

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Le salarié dispose en fonction de son humeur ou de ses besoins d’un espace de travail différent. Les espaces sont variés et la décoration peut changer selon le lieu et l’entreprise. Cependant ils répondent tous à un cahier des charges précis, un open space avec des Fles desk, un lieu de détente, des espaces d’isolement et des salles de réunion.Chaque salarié est alors relativement libre de choisir selon ses besoins l’environnement de travail dans lequel il souhaite évoluer. À la fin de la journée, il range ses affaires, les ramène chez lui, ou les range dans un casier. Il laisse l'espace de la même façon dont il la trouvé le matin. Le Flex Office repose sur des espaces atypiques, agréables à vivre, et dotés d'espaces ouverts et de pièces fermées (salles de réunion, bureaux...)De plus en plus d’entreprises (PME et grand comptes) soucieuses de la conduite du changement confient la gestion de ces espaces à des entreprises spécialisées. Ces dernières y ajoutent une panoplies de services, ce qui allège considérablement la fonction de l’office management. Gain de temps et d’argent quand il s'agit de repenser ses bureaux et de gérer l'organisation de nouveaux espaces de travail.

Flex office : les avantages et les inconvénients

Parmi les avantages du flex immobilier, il y a la réduction et la centralisation (en cas d’outsourcing du flex office) des coûts pour l'entreprise, l'espace est mieux optimisé (on obtient également un meilleur environnement de travail), on réfléchit plus au poste et le m2 utile est valorisé. Les bureaux sont tous conçus et décorés selon les besoins de l’entreprise. Souvent, les Flex Office privés offrent un accès à une technologie de pointe (et donc une meilleure organisation des nouveaux espaces de travail) et les services administratifs sont inclus ou peuvent être ajoutés. Il a également été prouvé que le flex office aide à attirer et à retenir les employés. C'est normal, tout le monde aime le travail flexible.  Le flex office, c'est aussi une meilleure santé au travail. La possibilité de profiter d'espaces de détente, ou encore de choisir de travailler seul ou à plusieurs permet de réduire le stress lié au monde professionnel. La nouvelle génération de travailleurs, nés avec les technologies digitalesLes entreprise qui font appelle au flex office outsourcé, peuvent également décider de changer de lieu selon leurs besoins, ce qui est très avantageux pour gérer une croissance à court et moyen terme. Généralement le parc de ces sociétés, comme MYFLEXOFFICE.FR, permettent de passer sans pénalités de 100m2 à 500m2 et vis versa.Au rang des inconvénients, on en trouve principalement deux :
  • étant donné que l'environnement est plus flexible, certains employés peuvent manquer de cadre et favoriser les distractions, le traditionnel bureau pouvait être un repaire pour certaines personnes.
  • Enfin les entreprises de Flex Office offrent énormément de choix, mais chaque lieu bien qu’unique ne peut pas être personnalisé au-delà d’une certaine limite.

Quels sont les avantages financiers du Flex Office ?

En France, près de 17% des employés travaillent à distance au moins une journée par semaine. Cette dynamique est croissante et tendra nécessairement à se généraliser. Cette croissance du télé-travail, associée aux congés et déplacements mène à une vacance des locaux professionnels près de 40% du temps. Le Flex Office permet d'aller jusqu'à avoir moins de poste de travail que de collaborateurs, permettant ainsi de réaliser de réelles économies.

Pourquoi le Flex Office facilite-t-il le management ?

Vous l'avez compris, le principe est simple: un bureau flexible (sans que cela ne soit un espace de coworking), plus d'espaces dédiés mais des postes de travail en libre-service dans des espaces de bureaux partagés, flexibles et connectés. Cette organisation de travail moderne est dynamique et surtout collaborative. Pourquoi ? En fournissant à l'employé un large éventail de services pour son bien-être au travaile, elle lui donne plus de flexibilité, et lui permet donc de mieux collaborer avec son équipe (l'employé est moins soumis à des contraintes de temps, d'organisation et d'espace, ce qui ralentirait normalement la collaboration) et son management. Cela favorise les organisations mettant en avant un management horizontal. Le Flex Office est également idéal pour des organisation en mode projet.

Le Flex office permet de varier les ambiances de travail

L'une des révolution du Flex Office consiste à aller à contre courant dans la manière dont sont pensés les espaces de travail depuis plusieurs années. Les open spaces sont aujourd'hui privilégiés. Or, ce type d'espace oblige les occupants à effectuer tous types de tâches dans la même ambiance de travail.Le Flex office permet, au contraire, de jouir de différents espaces, selon les besoins des équipes. On y trouve ainsi, généralement des open spaces pour les tâches solitaires, les salles de réunion pour travailler en équipe, les phone rooms pour les appels téléphoniques, et les espaces détente pour faire une pause.

Flex office et télétravail : une vraie tendance

Selon une étude récente menée par les experts d'Actinéo, les professionnels du 21ème siècle aiment le nomadisme et sont de plus en plus à l’aise avec l'idée travailler à distance.. Le télétravail est une tendance fortement liée au flex office. L'essor des technologies de communication permettent de collaborer, sans contraintes de lieu ou d'infrastructure ; une simple connexion internet suffit. Dès lors, le bureau perd son caractère obligatoire, comme lieu possédant le monopole du travail : on s'y rend car on s'y sent bien pour travailler, et parce qu'il réunit les conditions de la productivité. Près de 50% des professionnels travaillent déjà à l’extérieur du bureau de leur entreprise au moins de façon occasionnelle. Du télétravail aux bureaux flexibles et aux espaces de coworking, le lieu de travail devient de plus en plus flexible pour une meilleure qualité de vie au travail. Ces nouveaux lieux représentent une tendance qui s'inscrit dans la transformation digitale et qui ne cesse de grandir, et qui fait du bien à la productivité de l'entreprise.Les espaces de travail de ce type se multiplient, particulièrement dans les grandes agglomérations. On compte désormais des dizaines de coworking et flex offices dans certains quartiers de Paris, telles que le 10ème et le 11ème arrondissement.

Flex office : des exemples

L'aménagement de flex office ou d'un flex desk est à la mode : il en existe de plus en plus ! C'est notamment le cas des bureaux de Sanofi. L'entreprise a décidé de passer au Flex Office quand elle s'est rendu compte que le taux d'occupation de ses locaux n'était que de 80%. Cela faisait donc sens d'optimiser l'espace.

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Un grand nombre d’espaces de travail flexibles pour les entreprises qui souhaitent dynamiser leur environnement managérial et permettre une meilleure collaboration entre leurs cadres. Comment réussir son aménagement du bureau ? Pour les PME de taille moyenne, il y a par exemple cette ancienne imprimerie rénovée, très spacieuse (possibilité d'isolement), lumineuse, norme PMR, avec terrasse privative, pouvant accueillir entre 80 et 100 postes de travail. Plutôt sympa non ?
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Pour les TPE en croissance, on recommande  le cabinet d'Archi. entre Bastille et Charonne, dans un passage calme, chaleureux et lumineux, cet espace de 100m2 est entièrement rénové. Equipé de dalles acoustiques au plafond et d’une climatisation, ce local offre tout le confort nécessaire au confort des équipes. Cette option de workspace est cependant réservée aux petites équipes dans la mesure où on ne peut y installer que 20 postes maximum (en open space).

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