Comment mettre en place le Flex Office ?

Le flex office : une organisation du travail flexible et en mode projet

Le flex office, ou « bureau opéré« , ne doit pas être perçu comme la fin de l’attribution du poste de travail pour chaque employé. Même si ce mode de travail est relativement flexible, et que chacun est libre de travailler à n’importe quel endroit du bureau, le flex office s’apparente surtout à une réorganisation profonde de ces espaces, pour répondre à des besoins en constante évolution, loin des simples open spaces froids que l’on peut connaitre.

Plébiscité par les startups, les PME et les groupes (Bouygues, Société Générale, Axa, BNP, PSA, ENGIE, l’Oréal, Danone…), le flex office apporte beaucoup plus de liberté et surtout davantage de confort aux collaborateurs, puisqu’il s’agit de proposer des espaces à la fois propice à la concentration, à l’isolement, au repos, ou au contraire à la collaboration.

Les avantages du flex office

Le flex office offre de nombreux avantages pour les entreprises. On peut notamment citer :

• Plus de créativité et d’autonomie pour les collaborateurs. Ces derniers recherchent toujours plus d’autonomie dans leur travail. Le flex office offre l’opportunité aux collaborateurs de s’organiser comme ils l’entendent, ce qui favorise la créativité et la prise d’initiative.
• Plus de productivité pour les entreprises. Les équipes travaillent ensemble dans des espaces plus adaptés et chacun peut également s’isoler lorsqu’il en ressent le besoin grâce à des alcôves ou des phone boxes par exemple.
• Plus de cohésion entre les collaborateurs et services. Le flex office favorise les rencontres entre les collaborateurs. Il libère les échanges entre les différents services et décloisonne les entreprises.

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Comment mettre en place le flex office ?

4 prérequis sont indispensables pour assurer une transition fluide vers le flex office :

• Repenser l’aménagement des différents espaces en fonction de son activité et des réels besoins des occupants, tout en pensant à la façon d’exploiter les mètres carrés récupérés en éventuels ateliers ou espaces collaboratifs.
• Déployer des outils et un système d’information adéquat. De par la flexibilité et l’autonomie des collaborateurs, implémenter les bons outils collaboratifs et de communication interne permet d’assurer la continuité des échanges entre les équipes et les collaborateurs.
• Accompagner le management et les collaborateurs. Comme à chaque évolution, le flex office se heurte à la peur du changement. Former les managers et les employés est indispensable pour assurer leurs bonnes adaptations à cette nouvelle façon de travailler.