Bureau virtuel : organisation éphémère ou écosystème de demain ?

Le bureau virtuel : un concept ancré dans la société



Le bureau virtuel, pour faire plus simple, est un ensemble de services qui une fois associés, flexibilisent les espaces de travail.
Cela permet aux entreprises de diminuer leurs coûts liés à leur superficie de bureaux sans investissements préalables. De nombreuses entreprises ont par ailleurs choisi le flex office pour cette raison : réduire ou augmenter leur superficie, sans engagements et sans coût, en fonction des besoins de présences de leurs collaborateurs au bureau.

Concrètement, cette organisation « virtuelle » repose sur deux concepts :
- La location de bureaux physiques, accompagné de divers services, comme proposés par Myflexoffice et Myofficemate
- Un ensemble de services numériques visant à faciliter la collaboration et les échanges inter-entreprise : Dropbox, Slack, Google Drive, etc…

Depuis quelques années, bien avant l’émergence du télétravail, le bureau virtuel était déjà moteur de transformation de notre espace de travail. Il apporte indépendance et flexibilité au salarié, grâce à un ensemble d’outils mobiles. Cela lui permet une meilleure adaptabilité, en fonction de la tâche ou missions qui lui sont confiées.
Une réunion pour un projet ? retour au bureau pour plus de calme.
Faire un point sur un dossier ? une simple visio de quelques minutes fera l’affaire.

Pour résumé, le bureau virtuel est la face visible de deux tendances, l’éclatement des espaces physiques, et le développement rapide des outils numériques, profitant ainsi fortement à deux secteurs en forte croissance.

Plus de sociabilité



Ces deux dernières années ont permis d’en faire gagner plusieurs aux entreprises dans leurs chantiers de transition numérique. Cela à fait évoluer la sécurité de l’information, l’inclusion des salariés, la notion de prise de décision et surtout la communication.
Or, ce sont des méthodes que tout le monde utilise depuis bien longtemps dans sa sphère privée : lorsque l’on veut savoir où se trouve une personne ou lorsque l’on veut communiquer avec un proche, on lui envoie un message. Il s’agit simplement d’une transition de ces outils de communication dans la sphère professionnelle, et cela se fait le plus naturellement du monde.

Mais ce qu’oublie régulièrement les salariés, c’est que le bureau virtuel n’empêche en rien le développement de relations physiques et l’inclusion de nouveaux collaborateurs. Au contraire, cela peut aider à les favoriser. Wired avait par ailleurs sorti un article sur le sujet, démontrant que les relations onlines sont des soutiens aux relations offlines.

Les personnes que l’on côtoie physiquement sont plus susceptibles de nous parler virtuellement. En prenant l’exemple du mail, les collègues qui se connaissent ont inévitablement des échanges plus riches que ceux qui ne se côtoient pas.

L’importance d’un hub digital



Le bureau virtuel représente une véritable passerelle digitale entre les salariés et leur entreprise. Il est un point de pivot essentiel dans cette méthode de travail hybride et l’avènement du cloud y a fortement contribué.

Remplaçant idéal du bon vieux disque dur, le stockage dans le cloud apporte une continuité dans le travail et une préservation du document. Fini les soudaines pannes d’ordinateur qui font perdre tout un travail réalisé. Et peu importe l’heure et la localisation de l’utilisateur, celui-ci à la possibilité d’accéder à ses données comme il le souhaite, partout, tout le temps, de la même manière que s’il était à son bureau.
Il est cependant important de préciser que tout n’est pas blanc ou noir. L’écosystème virtuel et le bureau conventionnel vont indéniablement de pair puisqu’ils répondent à un ensemble de besoins complémentaires.
C’est pourquoi les entreprises se doivent de continuer à opérer une transition numérique complète, sans délaisser l’espace de travail physique pour autant, qui reste le lieu d’échange essentiel pour créer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et créer des liens sociaux « in real life ».
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Télétravail, réunions virtuelles ou encore collaboration à distance, nombreux sont les managers qui souhaiteraient y mettre fin. Pourtant, le retour en présentiel n’a pas sonné le glas de ces méthodes d’organisation du travail.

La transition numérique ou encore les nouvelles attentes de salariés appellent à une flexibilisation de cette organisation, poussant lesdits manager à opter pour un modèle hybride.

C’est dans ce contexte, où l’espace et le temps de travail sont de plus en plus dispersés, où la présence physique diminue, que le bureau virtuel finit par s’imposer.

Entre accessibilité de l’information, et échanges constants entre collaborateurs, le bureau virtuel est-il l’espace de travail du futur ?

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