3 erreurs à ne pas commettre lorsque vous cherchez votre espace de travail

# Ne pas planifier et analyser ses besoins

On comprend que vous n’ayez pas envie de procrastiner. Cependant, n’allez pas trop vite dans votre recherche. Prenez le temps de clarifier les objectifs de votre entreprise. L'une des erreurs les plus courantes commises par ceux qui recherchent un nouvel espace de travail est de ne pas écrire et lister des objectifs précis. C’est le meilleur moyen pour que l'espace de bureau ne réponde pas vraiment aux besoins de l'entreprise. Les dirigeants doivent développer un consensus sur les objectifs de l’entreprise qui s’installera dans ce nouvel espace. Quelle image veulent-ils projeter et quel type d'espace de bureau véhiculera cette image? Ce n’est pas la même chose si l’on est une banque ou si l’on est une startup en pleine croissance. Également, les besoins en terme d’espace nécessaire doivent être soigneusement réfléchis. Il faudra peut-être utiliser l’aide d’un architecte afin d'élaborer un plan d'espace qui tient compte de la disposition des employés, des prévisions de croissance de l’entreprise et des détails particuliers comme les postes de travail qui demandent beaucoup de place (pensez aux designers industriels par exemple). De nombreuses entreprises commencent le processus de recherche sans avoir soigneusement pris en compte les besoins d'espace et se retrouvent coincées avec un espace vide coûteux, ou bien un espace qui devient trop petit après quelques mois et qui mine donc le moral des employés.  

# Ne considérer que le facteur prix

En raison de la situation économique actuelle, de plus en plus d’entreprises françaises prennent leur décision en se basant uniquement sur le prix : il faut trouver un espace de travail qui soit le moins cher possible. Voici une liste d'autres facteurs (qui peuvent également vous coûter très cher) qui devraient être pris en compte lorsque vous rechercher votre futur emplacement de bureau :

• L’emplacement : il peut être le plus grand avantage ou le plus grand inconvénient de votre bureau. Faites un sondage préliminaire pour savoir où habitent les employés de votre entreprise et également sur leurs déplacements actuels pour déterminer comment le nouvel emplacement du bureau pourrait affecter leur trajet. Également, c’est encore mieux si vous pouvez vous rapprocher de vos clients, prospects ou partenaires.
• Les commerces à proximité : quels restaurants, banques et cafés, etc... sont disponibles à proximité? Être dans un lieu isolé représente parfois une très mauvaise situation pour le confort des employés. Il faut également prendre en compte la question des transports en commun.
•  La sécurité du quartier : à quoi ressemble le quartier dans la soirée? Est-ce que les employés peuvent rentrer sereinement lorsqu’ils sont restés tard pour travailler sur un projet ?
• L’image que reflète le bâtiment : que penseront vos clients lorsqu’ils seront invités dans votre bâtiment ? Est-il en phase avec les valeurs que vous défendez ?
•  Expansion de l’espace : y-a-t-il de l’espace disponible à proximité si vous souhaitez agrandir ?

 

# Signer un bail trop court (ou bien trop long)

Ces deux erreurs arrivent bien plus souvent qu’on ne le pense. Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut signer un bail trop court : si elle analyse mal sa croissance future et ne veut pas “s’enfermer dans du long terme”. Parfois les entreprises doivent rechercher un nouvel espace de travail alors que leur croissance ralentie. Cela leur donne une vue pessimiste et elles signent un bail trop court. On voit également des signatures de baux trop courts lorsque l'objectif principal de l'entreprise est d'être achetée par une autre société et qu’un bail à long terme pourrait entraver ces efforts. Il existe aussi des raisons pour lesquelles les entreprises signent des baux trop longs : elles sont pressées de signer et n’ont pas trouvé de bail court-terme ou elles obtiennent des conditions favorables si le bail est longue durée. Attention à ne pas tomber dans le piège.